A. DEFINISI SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN [ SPK ]
SPK ini merupakan suatu sistem informasi yang diharapkan dapat membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Hal yang perlu ditekankan di sini adalah bahwa keberadaan SPK bukan untuk menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi mereka. SPK sebenarnya merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan management science. Hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini komputer PC telah menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat. Dalam kedua bidang ilmu di atas, dikenal istilah decision modeling, decision theory, dan decision analysis yang pada hakekatnya adalah merepresentasikan permasalahan manajemen yang dihadapi setiap hari ke dalam bentuk kuantitatif (misalnya dalam bentuk model matematika). Contoh-contoh klasik dari persoalan dalam bidang ini adalah linear programming, game’s theory, transportation problem, inventory system, decision tree, dan lain sebagainya. Dari sekian banyak problem klasik yang kerap dijumpai dalam aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari, sebagian dapat dengan mudah disimulasikan dan diselesaikan dengan menggunakan formula atau rumus-rumus sederhana. Tetapi banyak pula masalahan yang ada sangat rumit sehingga membutuhkan kecanggihan komputer.
Sprague dan Carlson mendefinisikan SPK dengan cukup baik, sebagai sistem yang memiliki lima karakteristik utama (Sprague et.al., 1993):
1. Sistem yang berbasis komputer;
2. Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan;
3. Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan kalkulasi manual;
4. Melalui cara simulasi yang interaktif;
5. Data dan model analisis sebagai komponen utama.
B. KOMPONEN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN
Secara garis besar SPK dibangun oleh tiga komponen besar:
1. Database : Sistem database berisi kumpulan dari semua data bisnis yang dimiliki perusahaan, baik yang berasal dari transaksi sehari-hari, maupun data dasar (master file). Untuk keperluan DSS, diperlukan data yang relevan dengan permasalahan yang hendak dipecahkan melalui simulasi.
2. Model Base : Komponen kedua adalah Model Base atau suatu model yang merepresentasikan permasalahan ke dalam format kuantitatif (model matematika sebagai contohnya) sebagai dasar simulasi atau pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya tujuan dari permasalahan (obyektif), komponen-komponen terkait, batasan-batasan yang ada (constraints), dan hal-hal terkait lainnya.
3. Software System : Kedua komponen tersebut untuk selanjutnya disatukan dalam komponen ketiga (software system), setelah sebelumnya direpresentasikan dalam bentuk model yang “dimengerti” komputer . Contohnya adalah penggunaan teknik RDBMS (Relational Database Management System), OODBMS (Object Oriented Database Management System) untuk memodelkan struktur data. Sedangkan MBMS (Model Base 2 Management System) dipergunakan untuk mere-presentasikan masalah yang ingin dicari pemecahannya. Entiti lain yang terdapat pada produk DSS baru adalah DGMS (Dialog Generation and Management System), yang merupakan suatu sistem untuk memungkinkan terjadinya “dialog” interaktif antara komputer dan manusia (user) sebagai pengambil keputusan.
C. JENIS-JENIS SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN
Aplikasi SPK yang ditawarkan di pasar sangat beraneka ragam, dari yang paling sederhana (quick-hit SPK) sampai dengan yang sangat kompleks (institutional SPK). “Quick-Hit SPK” biasanya ditujukan untuk para manajer yang baru belajar menggunakan SPK (sebagai pengembangan setelah jenis pelaporan yang disediakan oleh MIS = Management Information System, satu level sistem di bawah SPK). Biasanya masalah yang dihadapi cukup sederhana (simple) dan dibutuhkan dengan segera penyelesaiannya. Misalnya untuk kebutuhan pelaporan (report) atau pencarian informasi (query). Sistem yang sama biasa pula dipergunakan untuk melakukan analisa sederhana. Contohnya adalah melihat dampak yang terjadi pada sebuah formulasi, apabila variabel-variabel atau parameter-parameternya diubah. Misalnya adalah DSS untuk menyusun anggaran tahunan, SPK untuk melakukan kenaikan gaji karyawan, DSS untuk menentukan besanya jam lembur karyawan, dan lain sebagainya.
Sumber: Sprague et.al.,1993
“Institutional SPK” merupakan suatu aplikasi yang dibangun oleh para pakar bisnis dan ahli SPK. Sesuai dengan namanya, SPK jenis ini biasanya bekerja pada level perusahaan, dimana data yang dimiliki oleh masing-masing fungsi organisasi telah diintegrasikan (dibuat strukturnya dan didefinisikan kaitankaitannya). Contohnya adalah SPK untuk memprediksi pendapatan perusahaan di masa mendatang (forecasting) yang akan mensimulasikan data yang berasal dari Divisi Sales, Divisi Marketing, Divisi Logistik dan Divisi Operasional. Contoh implementasi yang tidak kalah menariknya adalah suatu sistem, dimana jika manajemen memiliki rencana untuk mem-PHK-kan beberapa karyawannya, akan dapat disimulasikan dampaknya terhadap neraca profit-and-loss perusahaan. Contoh aplikasi penggunaan SPK lain yang paling banyak digunakan di dalam dunia bisnis adalah untuk keperluan analisa marketing, operasi logistik dan distribusi, serta masalah-masalah yang berkaitan dengan keuangan dan akuntansi (taxation, budgeting, dsb.)
D. SISTEM BERBASIS GRAFIK
Dalam merepresentasikan SPK agar mudah dipergunakan dan dimengeri oleh user (dalam hal ini adalah manajer perusahaan), format grafik mutlak dipergunakan untuk melengkapi teks yang ada. Contoh-contoh model grafik yang populer dipergunakan adalah sebagai berikut:
• Time Series Charts – untuk melihat dampak sebuah variable terhadap waktu;
• Bar Charts – untuk memperbandingkan kinerja beberapa entiti;
• Pie Charts – untuk melihat komposisi atau persentasi suatu hal;
• Scattered Diagrams – untuk menganalisa hubungan antara beberapa variabel;
• Maps – untuk merepresentasikan data secara geografis;
• Layouts – untuk menggambarkan lokasi barang secara fisik, seperti pada bangunan dan kantor;
• Hierarchy Charts – untuk menggambarkan struktur organisasi;
• Sequence Charts – untuk merepresentasikan sesuatu dengan logika yang tersetruktur (contohnya adalah diagram flowchart); dan
• Motion Graphics – untuk memperlihat-kan perilaku dari variabel yang diamati dengan cara animasi.
• Jenis-jenis grafik di atas biasanya dapat ditampilkan dalam dua macam format: dua dimensi dan tiga dimensi.
E. PERKEMBANGAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN
SPK yang saat ini populer untuk digunakan adalah yang berbasis tabel atau spreadsheets, karena para manajer sudah terbiasa membaca data dengan cara tersebut. Tabel inilah yang menjadi media manajer dalam “mengkutak-katik” (mengganti atau merubah) variabel yang ada, di mana hasilnya akan ditampilkan dalam format grafik yang telah dijelaskan sebelumnya. Untuk keperluan ini, biasanya sebuah stand-alone PC sudah cukup untuk mengimplementasikannya. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, telah banyak ditawarkan aplikasi DSS yang bekerja dalam infrastruktur jaringan (LAN, WAN, Intranet, Internet, dsb.). Beberapa manajer pengambil keputusan dihubungkan satu dengan lainnya melalui jaringan komputer, sehingga dapat saling mempertukarkan data dan informasi untuk keperluan pengambilan keputusan. Bahkan sudah ada SPK yang diperlengkapi dengan expert system (dibuat berdasarkan teori kecerdasan buatan = artifial intelligence), sehingga keputusan bisnis secara langsung dapat dilakukan oleh komputer, tanpa campur tangan manusia.
Maka dari itu dalam dunia Dakwah atau Islam sangat dibutuhkan sekali SPK ini,untuk memutuskan atau memecahkan masalah,posisi da’I atau ulama sebagai manajer dalam mengambil keputusan ketika menghadapi suatu permasalahan
F. Pengambilan Keputusan
Salah satu kegiatan manajemen yang penting adalah memahami sistem sepenuhnya untuk mengambil keputusan-keputusan yang tepat yang akan dapat memperbaiki hasil sistem keseluruhan dalam batas-batas tertentu. Dengan demikian pengambilan keputusan merupakan suatu proses pemilihan dari beberapa alternatif yang dapat bersifat kuantitatif atau kualitatif, alternatif yang terbaik untuk memecahkan suatu masalah atau menyelesaikan suatu pertentangan.
1. Unsur-unsur pengambilan keputusan
Alasan seorang manajer harus mengambil keputusan adalah karena ia menghadapi suatu masalah atau suatu situasi pertentangan. Tindakan pengambilan keputusan mengakibatkan suatu penyelesaian suatu masalah atau suatu pertentangan. Proses yang teratur untuk mengambil keputusan mengandung empat unsur :
1) Model
Model menunjukan suatu gambaran masalah secara kuantitatif atau kualitatif.
2) Kriteria
Kriteria yang dirumuskan menunjukan tujuan dari masalah keputusan (misalnya untuk mencapai jasa langganan yang maksimum). Apabila ada beberapa kriteria yang bertentangan (misalnya menambah jasa langganan dan mengarungi persediaan), maka pengambil keputusan harus mengadakan kompromi.
3) Pembatas
Ada faktor-faktor tambahan yang harus dipertimbangkan dalam pemecahan masalah keputusan. Kurangnya dana merupakan contoh suatu pembatas.
4) Optimalisasi
Apabila masalah keputusan telah diuraikan dengan sejelas-jelasnya (model), maka manajer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) dan apa yang diperbolehkan (pembatas). Pada titik ini pengambil keputusan siap untuk memilih penyelesaian yang terbaik atau yang optimum.
2. Jenis-jenis pengambilan keputusan
Masalah keputusan dan pertentangan terdapat dimana-mana. Beberapa diantaranya sangat sederhana dan dapat dengan mudah dipecahkan. Masalah keputusan dan pertentangan yang lain sangat kompeks dan sifatnya tidak pasti serta dapat mempunyai pengaruh yang sangat penting. Pengambilan keputusan dapat bersifat rutin dan tersusun, atau dapat bersifat kompleks dan kurang tersusun. Oleh karena itu dalam arti luas ada dua jenis pengmbilan keputusan, yakni :
1) Pengambilan keputusan yang terprogramkan,
2) Pengambilan keputusan yang tidak terprogramkan.
1. Pengambilan keputusan yang terprogramkan
jenis pengmbilan keputusan ini mengandung tanggapan otomatis terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditentukan sebelumnya. Semua masalah yang sifatnya berulang dan menjadi kebiasaan sehari-hari dengan parameter-parameter yang dirumuskan dengan baik memberikan kemungkinan untuk pengambilan keputusan yang terprogramkan. Tantangan yang besar bagi penganalisa adalah mengetahui jenis-jenis keputusan ini dan memberikan metode-metode untuk melaksanakan pengambilan keputusan yang terprogramkan dimana saja. Untuk melaksanakan jenis pengambilan keputusan ini patokan keputusan harus dirumuskan dan dinyatakan dengan jelas.
Dalam banyak organisasi ada kesempatan untuk melaksanakan pengambilan keputusan yang terprogramkan karena banyak keputusan diambil sesuai prosedur pelaksanaan standar yang sifatnya rutin. Akibat pelaksanaan pengambilan keputusan yang terprogramkan adalah bahwa hal ini membebaskan manajemen untuk tugas-tugas yang lebih penting.
Gambar 1
Bagan proses pengambilan keputusan terprogramkan
2. Pengambilan keputusan yang tidak terprogramkan
jenis pengmbilan keputusan ini menunjukan proses yang berhubungan dengan masalah-masalah yang tidak jelas. Masalah-masalah tersebut biasanya kompleks, hanya sebagian parameter yang diketahui, dan banyak parameter yang telah diketahui mempunyai banyak hal yang sifatnya mungkin, tidak pasti. Hal ini memerlukan semua bakat pengambil keputusan yang cakap ditambah dengan sistem informasi untuk mendapatkan keputusan tidak terprogramkan yang baik. Perluasan fasilitas-fasilitas pabrik, pengembangan produk baru, pengolahan dan pengiklanan kebijaksanaan-kebijaksanaan, manajemen kepegawaian, dan perpaduan-perpaduan semuanya adalah contoh masalah-masalah yang memerlukan keputusan yang tidak terprogramkan. Bagian berikut menganalisa pengambil keputusan dan peranannya dalam jenis pengmbilan keputusan ini.
3. Proses pengambilan keputusan
Burch dan Stater dalam buku mereka yang berjudul Information Systems: Theory and Practice, menjelaskan proses pengambilan keputusan itu sebagai berikut:
Pengambil keputusan mempunyai suatu cara untuk dapat memahami informasi yang menentukan efisiensi pengolahan informasinya. Pengetahuan seseorang yang lalu digabungkan dengan kecakapannya mengolah informasi, akan menentukan kesanggupannya mengambil keputusan. Dihadapkan dengan alternatif-alternatif, pengambil keputusan menentukan suatu tujuan, dan kemudian berusaha mencapainya dengan memilih alternatif yang terbaik berdasarkan pengetahuan yang ia miliki. Apabila ketidakmampuan untukberusaha memecahkan arti tiap alternatif pada tingkat pengetahuan individu sekarang diketahui, maka informasi tambahannya akan dicari. Timbullah masalah, dan apabila pengambil keputusan bertindak tanpa informasi yang cukup, maka diperlukan kegiatan pengambilan keputusan lebih lanjut. Informasi yang tidak cukup berasal dari ketidakmampuan sumber daya informasi untuk memberikan informasi yang diperlukan atau dari ketidakmampuan pengambil keputusan untuk menguraikan dengan cermat kebutuhannya akan informasi.
Jumlah waktu yang cukup diperlukan oleh pemimpin perusahaan, pejabat pemerintah, administrator sekolah, dan manajer organisasi lainnya untuk memecahkan masalah-masalah dan mengatasi pertentangan-pertentangan. Akibatnya ialah bahwa dalam kegiatan ini sebagian besar sukses mereka akan langsung berhubungan dengan mutu informasi yang mereka pergunakan untuk bekerja.
Tinjauan kita tentang pengambilan keputusan ialah bahwa pengambilan keputusan itu merupakan suatu proses penggunaan informasi secara rasional, bukan suatu proses secara emosional.
Gambar 2
Bagan aliran penggunaan informasi dalam proses pengambilan keputusan
Dengan demikian dalam hubungan ini, kesulitan dalam pengambilan keputusan dapat diakibatkan oleh kedua-duanya.
1) Informasi yang tidak cukup, yakni informasi yang tidak benar atau tidak lengkap mengenai bermacam-macam arah tindakan alternatif yang mungkin dan tentang pengaruhnya terhadap hasil akhir ; atau
2) Tujuan yang tidak jelas diuraikan, yakni tidak dapat menguraikan tujuan yang hasilnya lebih banyak diinginkan daripada yang lain.
4. Tingkat-tingkat pengambilan keputusan
Pengambilan keputusan dapat terjadi mulai dari jenis keputusan sepintas lalu yang sangat rutin (keputusan terprogramkan) sampai keputusan kompleks yang mempunyai pengaruh besar terhadap sistem (Keputusan terprogramkan). Untuk menggolongkannya, kita membagi pengambilan keputusan itu kedalam tiga tingkat :
1) Pengambilan keputusan tingkat strategis
2) Pengambilan keputusan tingkat taktis
3) Pengambilan keputusan tingkat teknis
1. Pengambilan keputusan tingkat strategis
keputusan strategis ditandai oleh banyak ketidakpastian dan berorientasikan masa depan. Keputusan ini menentukan rencana jangka panjang yang mempengaruhi seluruh organisasi. Tujuan organisasi ditentukan dan beberapa strategi dibuat yang dapat mengandung misalnya perluasan pabrik, penentuan susunan produksi, penggabungan, penggolongan, pengeluaran modal, atau penjualan organisasi. Oleh karena itu stategi itu berhubungan dengan perencanaan jangka panjang dan meliputi penentuan tujuan, penentuan kebijaksanaan, pengorganisasian, dan pencapaian keberhasilan organisasi secara keseluruhan.
2. Pengambilan keputusan tingkat taktis
Pengambilan keputusan taktis berhubungan dengan kegiatan jangka pendek dan penentuan sumber daya untuk mencapai tujuan. Jenis pengambilan keputusan ini berhubungan dengan bidang-bidang seperti perumusan anggaran, analisis aliran dana, penentuan tata ruang pabrik, masalah kepegawaian, perbaikan produk, serta penelitian dan pengembangan.
Sementara pengambilan keputusan strategis sebagian besar mengandung kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan taktis memerlukan gabungan dari kegiatan perencanaan dan kegiatan pengawasan yang hampir sama. Jenis pengambilan keputusan ini mempunyai sedikit, apabila ada, kemungkinan untuk pengambilan keputusan terprogramkan. Untuk sebagian besar aturan-aturan keputusan dalam pengambil keputusan taktis tidak tersusun dan tidak dapat dipertanggungjawabkan terhadap kebiasaan sehari-hari dan peraturan yang mengatur sendiri.
. 3 Pengambilan keputusan tingkat teknis
Pada tingkat pengambilan keputusan ini standar-standar ditentukan dan hasil keputusan sifatnya menentukan. Pengambilan keputusan teknis adalah suatu proses untuk menjamin agar tugas-tugas khusus dapat dilaksanakan dengan cara efektif dan efisien. Pengambilan keputusan ini memerlukan diberikannya perintah-perintah khusus yang mengawasi operasi-operasi khusus. Fungsi manajemen utama yang termasuk dalam golongan pengambilan keputusan ini adalah fungsi pengawasan dengan perencanaan yang dilaksanakan agak terbatas. Contoh jenis pengambilan keputusan ini adalah penerimaan atau penolakan kredit, pengendalian proses, penentuan waktu, penerimaan, pengiriman, pengawasan inventaris, dan penempatan karyawan.
5. Kebutuhan informasi untuk pengambilan keputusan
Tingkat pengambilan keputusan yang berlainan memerlukan kebutuhan akan informasi yang berlainan pula.
Gambar 3
Jenis informasi yang diperlukan untuk berbagai
Penggolongan pengambilan keputusan
Gambar 4
Sifat-sifat informasi yang memenuhi kebutuhan
Berbagai pengambilan keputusan yang berlainan
Garis-garis seperti yang dilukiskan dalam Gmbar 3 tidak dapat diberikan secara tepat karena dalam situasi-situasi praktis, garis-garis diantara kelompok atau golongan pengambilan keputusan itu kabur dan cenderung untuk tumpang-tindih. Akan tetapi penganalisa harus menyadari jenis-jenis pengambilan keputusan ini, dan bagaimana sistem informasi dapat dirancang untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang berlainan, sebab informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akan tergantung kepada kebutuhan-kebutuhan ini. Sifat-sifat khas informasi yang memenuhi kebutuhan adalah seperti yang tercantum dalam Gambar 4.
Wallahualam bi shawab
Baca selengkapnya »
0 komentar:
Posting Komentar